DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

1. Lợi ích của văn phòng ảo

Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của doanh nghiệp mình tại đó. Khi cần giao dịch, doanh nghiệp có thể thuê tài nguyên của văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định với chi phí thấp, tận dụng được tối đa thời gian của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là lễ tân hoặc thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến doanh nghiệp thuê.

Chi phí của văn phòng ảo thường thấp hơn nhiều so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để lập một văn phòng bình thường, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng, điện, nước, bảo vệ, nhân sự,…

2. Đối tượng sử dụng văn phòng ảo là ai?

Những đối tượng thường thuê văn phòng ảo bao gồm:

• • Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;
  • Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp;
  • Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;
  • Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;
  • Các nhóm hoặc cá nhân, các freelancer đang nhận các dự án riêng, đang thực hiện các công việc tự do;
  • Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

3. Ưu điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là gì?

Việc cho thuê văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, cá nhân như:

3.1. Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí: 

Thuê văn phòng ảo giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mua đất, xây dựng văn phòng, thuê trọn vẹn một toà nhà để làm văn phòng, mua trang thiết bị văn phòng vì thường các đơn vị cung cấp dịch vụ này đều trang bị sẵn các thiết bị (máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước,…). Dễ dàng đặt biển hiệu công ty tại các vị trí đắc địa, cao cấp như văn phòng ảo quận 1 mà không tốn quá nhiều chi phí.

3.2. Tăng tính nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp: 

Việc thuê văn phòng ảo tại quận nội thành giúp doanh nghiệp chọn lựa được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển, lân cận trung tâm thủ đô, giúp các cuộc giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, dịch vụ này còn cung cấp thêm dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng độ tin tưởng cho doanh nghiệp.

Đồng thời, bên cho thuê thường sẽ có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của doanh nghiệp thuê.

3.3. Văn phòng ảo giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc: 

Hệ thống thông tin của các văn phòng này thường xử lý thư từ, điện thoại, fax,… nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Điều đó giúp cho việc giao tiếp của doanh nghiệp với đối tác diễn ra thuận lợi mặc dù doanh nghiệp không phải bỏ ra nhiều chi phí.

3.4. Việc thuê văn phòng ảo giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới. 

Bởi vì mỗi văn phòng ảo như vậy có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê, cả doanh nghiệp Việt Bắc và doanh nghiệp nước ngoài, cho nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, sự kiện đặc thù khác để thu hút đầu tư, cơ hội gặp gỡ, giao tiếp và hợp tác phát sinh ở văn phòng ảo có thể cao hơn các văn phòng thông thường.

3.5. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp giảm áp lực về thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực,… vào các hoạt động kinh doanh.

4. Nhược điểm của cho thuê văn phòng ảo là gì?

• Không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: Do nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp. Ngoài ra, khi sử dụng các tiện ích, dịch vụ cũng cần phải đặt lịch hẹn trước;
• Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty;
• Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chi phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi

5. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của NHT:

• Tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng;
• Tăng giá trị công ty thông qua hình ảnh văn phòng và địa chỉ kinh doanh đẹp, chuyên nghiệp;
• Tiếp khách tại một nơi sang trọng, chuyên nghiệp và gần trung tâm;
• Có chuyên viên trực điện thoại, tiếp đón khách hàng cho bạn với đội ngũ duyên dáng, nhiệt tình;
• Chi phí quản lý và sử dụng văn phòng tiết kiệm tối đa;
• Có tiếp tân hỗ trợ nhận thư từ bưu phẩm và chuyển cho khách thư từ nếu có nhu cầu;
• Phục vụ phòng họp, chỗ ngồi theo giờ ngay khi có nhu cầu cao hơn;
• Có bộ phận IT giúp bạn xử lý máy tính, đường truyền mạng khi trục trặc;
• Hỗ trợ tất cả các thủ tục pháp lý khi khách hàng có nhu cầu từ thành lập doanh nghiệp; kế toán, thuế, bảo hiểm, lao động, giấy phép cho ngành nghề có điều kiện;
• Thủ tục đăng ký dịch vụ đơn giản, trọn gói;
• Gia hạn và thanh lý hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng.